Comment créer de belles factures qui sont payées plus rapidement

Je viens de vérifier dans mon courrier toutes les factures que j’ai reçues au mois de juillet.

Et vous savez quoi? Je me suis rendu compte que certaines factures ne répondaient pas aux exigences légales de bases comme :

  • Date de facturation
  • Adresse
  • Numéro de facture
  • Conditions de paiement
  • Détails du paiement
  • Une liste claire des positions de la facture
  • Informations sur l'AVS si vous êtes indépendant
  • Informations sur la TVA même si vous n’êtes pas inscrit à la TVA

En ayant des informations manquantes, ces indépendants et entreprises augmentent leurs chances que je ne paie pas ou que je retarde mon paiement tout simplement, car traiter ces factures me prend plus de temps et d’énergie.

De plus, ces factures ne font pas professionnel.

Une facture c'est une carte de visite.

Prenons un mauvais exemple, cette facture qui nous a été remise.

 Comment cette entreprise veut-elle que je paie sa facture si elle oublie de mettre comment la payer ?

Pas de numéro IBAN, pas de compte en banque. Rien. Ma seule solution: les appeler ou envoyer un email... 😠

Mauvais exemple: facture avec informations manquantes

Pour compliquer les choses, il y a différentes organisations qui émettent des règles qui influencent ce que vous devez mettre sur vos factures:

  1. 1
    L’administration fédérale des contributions ou les impôts
  2. 2
    Département fédéral des finances, section TVA
  3. 3
    Caisse cantonale de compensation pour l’AVS
  4. 4
    Les grandes entreprises

Ne vous inquiétez pas, vous trouvez dans cet article toutes les informations nécessaires pour faire des factures qui remplissent toutes les conditions légales et d'usage en Suisse.

Mais plus que ça, nous vous donnons tout pour générer de belles factures que vos clients paient rapidement!

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Les informations à mettre sur une facture en Suisse

Imaginez, après avoir envoyé une facture à un client, que celui-ci vous appelle pour vous dire qu'il manque une information nécessaire sur votre facture! Une perte d'image, de temps et d'énergie.

Ne vous en faites pas, j'ai regroupé dans une liste les informations requises par la loi suisse ainsi que les informations nécessaires au traitement rapide de votre facture par vos clients.

Les informations nécessaires pour une facture 

  1. 1
    Date: la date de la facture définit quand vous informez votre client de la facture.
  2. 2
    Nom et adresse: votre nom ou raison sociale ainsi que votre adresse pour définir clairement qui facture.
  3. 3
    Mon numéro TVA: Si vous n'êtes pas inscrit à la TVA, inscrivez "Pas enregistré à la TVA". Votre client n'aura pas à vous contacter pour vous demander si vous êtes inscrit à la TVA et aurait oublié de mettre votre numéro de TVA.
  4. 4
    Le nom et l'adresse du client définissent clairement à qui vous facturer. 
  5. 5
    La date de livraison définit quand vous avez délivré
  6. 6
    La description du produit ou service pour définir clairement ce que vous avez délivré.
  7. 7
    Prix et taux de TVA doivent être clairement informés.

Cliquez sur l'image pour télécharger la liste: 

Exigences légales pour émettre des factures en Suisse

Les informations conseillées à mettre sur une facture

  1. 1
    Conditions de paiement: Combien de jours a le client pour payer - en général 30 jours en Suisse. Cependant, n'hésitez pas à mettre 10 jours pour être payé plus rapidement.
  2. 2
    Compte de paiement: Numéro IBAN, nom de la banque, nom du bénéficiaire du compte. Insérez toutes les informations nécessaires pour que votre client vous envoie l'argent du premier coup.
  3. 3
    Informations de contact: Si votre client a une question, comment vous contact-t-il? Mettez un numéro de téléphone et un email. Si votre client a une question en rapport à une facture, vous voulez y répondre au plus vite pour que votre client effectue le paiement au plus vite.
  4. 4
    Numéro de facture: Chaque facture a un numéro unique qui vous facilite la vie lors de questions ou lors de la comptabilité. 
  5. 5
    Logo: Personnalisez votre facture avec votre logo unique
  6. 6
    QR facture: Ajoutez une QR facture - plus d'information ci-dessous.
  7. 7
    Numéro de la commande client pour les grandes entreprises: Les grandes entreprises intègrent votre facture dans un système complexe de gestion des achats. Celui-ci a besoin du numéro de la commande de votre client pour pouvoir très rapidement lier votre facture avec la commande client. C'est une étape obligatoire dans les grandes entreprises. Sans cela, le paiement sur votre compte ne sera pas fait.

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La facture QR - donnez un style pro à vos factures

Avez-vous déjà reçu une QR facture comme l'image ci-après?

Depuis le 1er juillet 2020, il est possible d’envoyer des QR factures en Suisse en remplacement du bulletin de versement. Au bas de la page, le bulletin de versement usuel a été remplacé par un code QR et du texte.

Ce changement a été fait pour deux raisons:

  1. 1
    La possibilité de scanner avec son smartphone un code QR.
  2. 2
    Une meilleure traçabilité des transactions financières.

En premier, regardons comment scanner un code QR.

Exemple de QR facture

Comment scanner un code QR d'une QR facture

Le code QR est un code-barre à deux dimensions permettant de stocker un grand nombre d’informations. Dès lors, si vous possédez un smartphone, il existe des applications qui peuvent lire les QR codes pour générer les informations de paiements dans votre ebanking sans devoir les inscrire manuellement. 

Les banques suisses ont lancé des applications spécifiques pour scanner un code QR et de l’envoyer directement à votre ebanking. Pour limiter les problèmes techniques, utiliser de préférence l'application officielle de votre banque.

Quand vous envoyez une QR facture à votre client, un avantage est que ce client n’a plus besoin de taper le montant, le numéro de référence et vos informations dans son ebanking. Il les scanne tout simplement.

Du même coup, il fait moins de fautes de saisie et vous êtes payé plus rapidement.

La QR facture améliore la traçabilité des transactions financières

La Traçabilité des transactions financières n'a pas été beaucoup mise en avant dans la communication sur la QR facture.

Cependant, c’est un point très important. L'Union européenne a modifié les règles que les instituts financiers doivent suivre pour tracer une transaction financière. Nouvellement, les informations relatives à l'émetteur de la facture, la personne qui paie la facture et la personne qui reçoit l'argent doivent être inclues dans le virement bancaire pour que chaque institut financier au début, au milieu ou à la fin d'une transaction financière, ait une vue complète de la transaction.

Un peu compliqué? En clair, votre banque ou la banque de votre client doit pouvoir montrer qui paie et qui reçoit l'argent.

Anciennement et notamment avec le BVR, ce n'était pas le cas.

Dans le système actuel du bulletin de versement, je peux tout à fait prendre la facture de mon frère, la payer à la Poste et personne ne saura qui a réellement payé la facture.

Cela n'est plus possible avec la QR facture.

Payer avec une facture QR est plus rapide, plus facile et offre une meilleure traçabilité.

Comment créer une QR facture en 7 étapes simples

Pour créer une facture QR suivez les étapes suivantes:

  1. 1
    Demandez à votre banque l'inscription à la QR facture - c'est gratuit.
  2. 2
    Vous recevez votre QR-IBAN qui est différent de votre IBAN.
  3. 3
    Utilisez un système de facturation qui peut générer des QR facture (comme ezyfacture.ch qui a une version gratuite)
  4. 4
    Insérez votre QR-IBAN dans votre système de facturation.
  5. 5
    Activez la génération de QR facture dans votre programme de facturation.
  6. 6
    Renseignez toutes les informations nécessaires pour votre client comme le nom, l'adresse et le numéro postal.
  7. 7
    Générez la QR facture.

Gérer l'encaissement des QR factures

Un avantage clair d’une QR facture est le nombre important d’informations transmises à votre banque quand votre client paie.

Votre client a scanné votre QR facture. Les données scannées sont transmise à la banque. La probabilité d'erreur de frappe lors de l'insertion des champs est nulle.

Lorsque vous regardez votre relevé de banque, il est donc plus facile de rapprocher le paiement avec la facture.

Attention, toutes les banques n’ont pas encore entièrement implémenté les QR factures entièrement dans les ebanking.

Prenons un exemple, j'ai payé une facture QR depuis notre compte à la banque cantonale du Valais vers notre compte à la Raiffeisen. J'utilise cet exemple, car ces deux banques peuvent être connectées automatiquement grâce à EZYcount ce qui d'un côté me facilite la comptabilité et me fait gagner beaucoup de temps.

L'encaissement dans l’ebanking de Raiffeisen est très détaillé avec des informations sur le client, le numéro de référence et même le numéro de facture! Cela devient très facile de retrouver la facture et de la fermer.

Maintenant que vous connaissez les avantages, regardons les inconvénients de la QR facture.

Les inconvénients de la QR facture

Il y a actuellement deux inconvénients à utiliser la QR facture :

  • Certaines personnes et entreprises ne savent pas quoi faire quand ils reçoivent une QR facture.
  • L'IBAN de votre compte en banque n'est pas le même que le QR-IBAN ce qui peut prêter à confusion et générer des difficultés lors du paiement.

Nous avons vu pourquoi il est intéressant de faire une QR facture: plus facile à payer avec moins d'erreurs lors du paiement ce qui facilite le rapprochement de la facture avec l'encaissement lors de la comptabilité.

Le défi actuel est que peu de personnes savent comment payer une QR facture.

Pourquoi ajouter votre inscription à l’AVS à votre facture

Si vous êtes indépendant, je vous recommande d'ajouter une copie de votre inscription comme indépendant(e) à l’AVS à toutes vos factures pour faciliter le traitement de votre facture ou au minimum à chaque première facture envoyée à un client.

Si votre client ne contrôle pas que vous êtes inscrit à l'AVS et que par oubli, vous n'êtes pas inscrit, la caisse de compensation peut envoyer la facture de vos charges sociales pour le montant facturer à votre client directement à votre client. Une mauvaise surprise pour votre client et probablement une relation client difficile à gérer.

Nous nous attarderons plus en détail sur l'AVS dans un futur article. 

Comment avoir la confirmation d’inscription à l’AVS comme indépendant?  

Contactez votre caisse de compensation.

Liste des offices AVS en Suisse: https://www.ahv-iv.ch/fr/Contacts/Caisses-cantonales-de-compensation

En résumé, il est possible de créer de belles factures qui se paient rapidement.

Si vous avez besoin d'un outil simple et rapide pour créer des factures avec un look pro et avec lequel vous pouvez également faire des QR factures, essayer EZYfacture.ch qui a été développé justement pour vous.

FAQ - Foire Aux Questions

Quelle facture doit être gardée?

Les factures doivent être gardées 10 ans au minimum en suisse.

Les factures relatives à l'achat et vente de l'immobilier sont à garder 20 ans au minimum.

Quelle est la différence entre facture et quittance?

Une quittance est une confirmation de paiement qui, en général, n'inclut pas votre nom. Légalement, dès un montant de CHF 400.- la quittance ne fait plus foi et il faut demander une facture. Celle-ci doit inclure toutes les données requises par la loi. Plus d'informations ici

Qu'est-ce qu'une facture pro forma?

La facture pro forma ou "pour la forme" est une facture pas définitive qui est envoyée un peu comme un devis au client.

Certaines grandes entreprises demandent des factures pro forma pour démarrer le processus interne d'achat.

Qu'est-ce que la facture numérique?

Une facture numérique est une facture qui est uniquement sur des supports digitaux comme un PDF ou un site web.

Est-ce que je dois garder une copie papier ou PDF des factures envoyées?

Non, il n'est pas nécessaire de garder une copie papier ou PDF des factures envoyées si votre système de facturation garde les informations des factures envoyées. Vous pouvez à tout moment générer une copie de la facture envoyée, ce qui est accepté par les autorités fiscales.

Vous avez des questions? Envoyez-les à support@ezycount.ch

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