Wie können Sie Ihr Büro einfach organisieren?

Im April habe ich meine Buchhaltung gemacht, und ich habe viel zu lange dafür gebraucht. Ich habe dabei nicht nur Zeit verloren, sondern auch meine Nerven, und das beschäftigte mich den Rest des Tages. Dann habe ich herausgefunden, wie ich mein Büro einfach organisieren kann.

Kennen Sie das Gefühl, die Frustration, wenn ein Chaos herrscht und dass ein bestimmtes Dokument da sein muss...irgendwo! Aber wo?!

Das war inakzeptabel. Aber was ist passiert? Wie bin ich in diesem Chaos gelandet?

Der Corona-Lockdown kam
Meine Frau und ich haben beide nur von zu Hause aus gearbeitet. Unser gemeinsames Büro wurde zu einem echten Chaos.

Als ich versuchte, meine Buchhaltung zu machen:

Ich erinnere mich jedoch, dass ich vor dem Lockdown meine Buchhaltung in nur 20 Minuten erledigen konnte. Es war keine lästige Pflicht. Meine Zahlen waren auf dem neuesten Stand, und ich fühlte mich mit meiner Buchhaltung entspannt. Es wurde sich um alles gekümmert.

Es ist normal, nicht immer perfekt zu sein. Es war an der Zeit, zu einem effizienten System zurückzukehren und Zeit zu sparen.

Also ging ich zurück zu meinen Notizen. Im Laufe der Jahre habe ich über 1.000 Freiberufler und Unternehmer kennen gelernt und eine Liste der interessantesten Tipps und Tricks zusammengestellt. Keine theoretischen Ratschläge - dafür gibt es eine Menge Bücher - sondern echte praktische Tipps. Ratschläge, die von erfahrenen Selbständigen genutzt werden, um jeden Tag Zeit zu sparen, damit sie mehr Zeit für das Wachstum ihres Unternehmens oder ihrer Familie aufwenden können. Und gleichzeitig schont es ihre Nerven.

Am Ende des Artikels habe ich eine PDF-Datei mit spezifischen Tipps vorbereitet, die ich von Freiberuflern gesammelt habe. Dieser ist die perfekte Ergänzung zu diesem Artikel. Vergessen Sie nicht, den Artikel herunterzuladen.

Es ist nicht das erste Mal, dass ich über Aufräumarbeiten spreche. Sie können sich sogar eines meiner alten Videos von vor 4 Jahren ansehen.

Aber heute möchte ich nur einen einzigen Ratschlag mit Ihnen teilen: wie Sie Ihr Büro einfach organisieren können, um TONNEN von Zeit zu sparen.

Ergebnisse eines gut organisierten Büros in Bildern

Mein Sohn ist auf dem ersten Bild zu sehen, wie er an meinem Stuhl arbeitet 

Die Basis - das Clean Desk System

Ich verwende ein einfaches System zur Organisation und Planung meiner Buchhaltungsarbeit: das System des "sauberen Schreibtisches".

Da ich dieses System verwende, benötige ich nur ein Fünftel der Zeit, die ich früher für meine Buchhaltung benötigte. Das bedeutet, dass ich mich vergewissere, dass meine Buchhaltung auf dem neuesten Stand ist und dass meine Finanzinformationen verfügbar sind. Ich kann überprüfen, wie mein Unternehmen arbeitet und wo ich finanziell stehe.

Es ist nicht kompliziert.
Es ist der Eckpfeiler einer effektiven Buchhaltung.

1 SCHRITT - erhalten die Werkzeuge

Sie brauchen entsprechendes Büromaterial, um alle Ihre Dokumente richtig zu organisieren.
Besorgen Sie vier offene Kisten und fünf Ordner.

2 SCHRITT - platzieren Sie die Artikel

Legen Sie alle Dokumente auf Ihrem Schreibtisch in die erste Box.
Es sollte so aussehen:

3 SCHRITT - Etikett

Beschriften Sie alle Boxen: 

4 SCHRITT - die Bestellung aufgeben

Organisieren Sie Ihre Ordner. Sie sollten Ihre Tätigkeit widerspiegeln, aber das ist das Minimum:

5 SCHRITT - die wöchentliche Kontrolle durchführen

Nehmen Sie einmal pro Woche alle Dokumente von der Box "zu Erledigen".

Lesen Sie diese durch und
- tun, was getan werden muss
- legen Sie die Dokumente in eine der anderen Kisten
- legen Sie die Dokumente in den Papierkorb
- legen Sie die Dokumente in einen Ordner
- usw...

Tipp: Fügen Sie ein wöchentlich wiederkehrendes Ereignis zu Ihrem Kalender hinzu, damit Sie es nicht vergessen.

6 SCHRITT - Zahlungen abschließen

Nehmen Sie einmal pro Woche alle zu bezahlenden Rechnungen (offene Kreditoren) entgegen.

Schauen Sie sich diejenige an, die Sie bezahlen möchten => machen Sie die Zahlung.

und die, die Sie wieder in den Kasten legen wollen => legen Sie diese für nächste Woche wieder in den Kasten.

Tipp: Fügen Sie ein wöchentlich wiederkehrendes Ereignis zu Ihrem Kalender hinzu.

7 SCHRITT - den Monat abschließen

Nehmen Sie einmal im Monat alle Dokumente aus dem dritten Kasten und führen Sie Ihre Buchhaltung.

Jedes Mal, wenn ein Beleg in Ihrer Buchhaltung erfasst wird, legen Sie ihn direkt in einen Ordner.

Nehmen Sie auch alle von Ihren Kunden bezahlten Rechnungen und legen Sie sie in einen Ordner.

Tipp: Fügen Sie eine monatlich wiederkehrende Veranstaltung zu Ihrem Kalender hinzu.

8 SCHRITT - genießen Sie die Ergebnisse eines leicht organisierten Büros

Wenn Sie alle wöchentlichen oder monatlichen Aufgaben erledigt haben, belohnen Sie sich selbst!

Ich persönlich hole mir gerne einen Schokoriegel in der Küche

Das Clean Desk System im Video

Ich habe ein Video gemacht, um diese Schritte zusammenzufassen (Untertitel auf Deutsch sind da):

Beratung von Vivien

In dieser Phase sollte Ihr Büro aufgeräumt sein und Sie sollten sich entspannt fühlen, da Ihre administrativen Aufgaben unter Kontrolle sind.

Um noch weiter zu gehen, rate ich Ihnen, meine Techniken zur Vereinfachung von Administrationsaufgaben zusammengestellt, damit Sie mehr Zeit für das haben, was Ihnen wichtig ist.

Es ist leicht, sich in der täglichen Routine zu verfangen und nicht zu erkennen, wie viel Adminarbeit sich anhäuft. Dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, effizienter zu werden.

Anleitung - 5-Schritt-Anleitung zur Vereinfachung Ihrer Verwaltungsaufgaben

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