Wie erstellt man gesetzliche Schweizer Rechnungen?
Ich habe gerade alle Rechnungen überprüft, die ich im Juli erhalten habe.
Und wissen Sie was? Überraschenderweise stellte ich fest, dass einige von ihnen nicht den Anforderungen der gesetzlichen Schweizer Rechnungen entsprachen.
Was hat gefehlt?
Durch fehlende Informationen erhöhen Selbständige und Unternehmen ihre Chancen, dass ich nicht bezahle oder dass ich meine Zahlung verzögere, weil die Bearbeitung dieser Rechnungen mehr Zeit und Energie erfordert.
Darüber hinaus sind diese Rechnungen unprofessionell.
Wichtig zu wissen: Eine Rechnung ist eine Visitenkarte.
Nehmen wir ein schlechtes Beispiel, Rechnungen, der uns gegeben wurde.
Wie will diese Firma, dass ich ihre Rechnung bezahle, wenn sie Zahlungsinformationen nicht erwähnt?
Keine IBAN-Nummer, kein Bankkonto. Nichts. Meine einzige Möglichkeit ist, sie anzurufen oder zu mailen...
Um die Sache zu komplizieren, gibt es verschiedene Organisationen, die eigene Vorschriften haben wir eine Rechnung aussehen muss:
- 1Die Eidgenössische Steuerverwaltung oder Steuern
- 2Eidgenössisches Finanzdepartement, Sektion Mehrwertsteuer
- 3Kantonaler Ausgleichskasse für die AHV
- 4Große Unternehmen
Keine Sorge, in diesem Artikel finden Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um legale Schweizer Rechnungen zu erstellen, die alle üblichen Bedingungen erfüllen.
Aber mehr als das, wir geben Ihnen alles, was Sie brauchen, um schöne Rechnungen zu erstellen, die Ihre Kunden schnell bezahlen!
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Informationen zu den gesetzlichen Schweizer Rechnungen
Stellen Sie sich vor, dass der Kunde, Sie anruft, um Ihnen mitzuteilen, dass einige notwendige Informationen auf Ihrer Rechnung fehlen! Ein Verlust an Image, Zeit und Energie.
Machen Sie sich keine Sorgen, ich habe eine Liste mit den vom Schweizer Gesetz vorgeschriebenen Informationen sowie den Informationen zusammengestellt, die Ihre Kunden für eine schnelle Bearbeitung Ihrer Rechnung benötigen.
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Alle notwendigen Informationen wie gesetzliche Vorgaben und nützliche Tipps zur Erstellung von Schweizer Standardrechnungen
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Die notwendigen Angaben zu den gesetzlichen Schweizer Rechnungen
- 1Datum: Das Rechnungsdatum legt fest, wann Sie Ihren Kunden über die Rechnung informieren.
- 2Name und Adresse: Ihr Name oder Firmenname und Adresse, um klar zu definieren, wer die Rechnung stellt.
- 3MwSt.-Nummer: Wenn Sie nicht für die MwSt. registriert sind, geben Sie "Nicht für die MwSt. registriert" ein. Ihr Kunde muss sich nicht mit Ihnen in Verbindung setzen, um zu fragen, ob Sie für MwSt-Zwecke registriert sind und vergessen haben, Ihre MwSt-Nummer anzugeben.
- 4Der Name und die Adresse des Kunden definieren eindeutig, wem Sie die Rechnung stellen.
- 5Das Lieferdatum definiert, wann Sie geliefert haben
- 6Die Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, um klar zu definieren, was Sie geliefert haben.
- 7Preise und Mehrwertsteuersätze müssen klar angegeben werden.
Empfohlene Informationen zu den gesetzlichen Schweizer Rechnungen
- 1Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsfrist in der Schweiz beträgt in er Regel 30 Tage. Sie können diese auch heruntersetzen, so dass der Kunde früher bezahlt (zB. 10 Tage).
- 2Zahlungskonto: IBAN-Nummer, Name der Bank, Name des Begünstigten des Kontos. Geben Sie alle notwendigen Informationen ein, damit Ihr Kunde Ihnen das Geld beim ersten Versuch schickt.
- 3Kontaktinformationen: Geben Sie eine Telefonnummer und eine E-Mail an. Wenn Ihr Kunde eine Frage zu einer Rechnung hat, möchten Sie diese so schnell wie möglich beantworten, damit Ihr Kunde die Zahlung so schnell wie möglich vornehmen kann.
- 4Rechnungsnummer: Jede Rechnung hat eine eindeutige Nummer, die es Ihnen erleichtert, Fragen zu stellen oder für Buchhaltungszwecke.
- 5Logo: Passen Sie Ihre Rechnung mit Ihrem einzigartigen Logo an
- 6Rechnungs-QR: Fügen Sie eine Rechnungs-QR hinzu - weitere Informationen weiter unten.
- 7Kundenauftragsnummer für große Unternehmen: Große Unternehmen integrieren Ihre Rechnung in ein komplexes Einkaufsmanagementsystem. Dieses System benötigt die Bestellnummer Ihres Kunden, um Ihre Rechnung sehr schnell mit dem Kundenauftrag verknüpfen zu können. Dies ist ein obligatorischer Schritt in großen Unternehmen. Ohne diese wird die Zahlung auf Ihrem Konto nicht ausgeführt.
Die QR-Rechnung - verleihen Sie Ihren Rechnungen ein professionelles Aussehen
Haben Sie jemals eine Rechnung mit QR wie in der Abbildung unten erhalten?
Seit dem 1. Juli 2020 ist es in der Schweiz möglich, QR-Rechnungen anstelle des Einzahlungsscheins zu versenden. Unten auf der Seite wurde der übliche Einzahlungsschein durch einen QR-Code und Text ersetzt.
Diese Änderung wurde aus zwei Gründen vorgenommen:
- 1Die Möglichkeit, einen QR-Code mit Ihrem Smartphone zu scannen
- 2Bessere Rückverfolgbarkeit von Finanztransaktionen.
Sehen wir uns zunächst an, wie man einen QR-Code scannt.
So scannen Sie einen QR-Code aus einem Rechnungs-QR
Der QR-Code ist ein zweidimensionaler Strichcode, der eine große Menge an Informationen speichern kann. Wenn Sie ein Smartphone besitzen, gibt es daher Anwendungen, die QR-Codes lesen können, um Zahlungsinformationen in Ihrem E-Banking zu generieren, ohne diese manuell eingeben zu müssen.
Die Schweizer Banken haben spezielle Anwendungen gestartet, um einen QR-Code zu scannen und ihn direkt an Ihr eBanking zu senden. Um technische Probleme einzuschränken, verwenden Sie vorzugsweise die offizielle Anwendung Ihrer Bank.
Wenn Sie eine QR-Rechnung an Ihren Kunden senden, besteht ein Vorteil darin, dass der Kunde den Betrag, die Referenznummer und Ihre Informationen nicht mehr in seinem eBanking eingeben muss. Er scannt sie einfach ein.
Gleichzeitig macht er weniger Tippfehler, und Sie werden schneller bezahlt.
Rechnungs-QR verbessert die Rückverfolgbarkeit von Finanztransaktionen
Der Rückverfolgbarkeit von Finanztransaktionen wurde in der Mitteilung zur QR-Rechnung nicht viel Bedeutung beigemessen.
Es ist jedoch ein sehr wichtiger Punkt. Die Europäische Union hat die Regeln geändert, die Finanzinstitute befolgen müssen, um eine Finanztransaktion zurückzuverfolgen. Neu müssen Informationen über den Rechnungssteller, die Person, die die Rechnung bezahlt, und die Person, die das Geld erhält, in die Überweisung aufgenommen werden, so dass jedes Finanzinstitut zu Beginn, in der Mitte oder am Ende einer Finanztransaktion einen vollständigen Überblick über die Transaktion hat.
Etwas kompliziert? Einfach ausgedrückt: Ihre Bank oder die Bank Ihres Kunden muss nachweisen können, wer zahlt und wer das Geld erhält.
In der Vergangenheit, und insbesondere bei der ESR, war dies nicht der Fall.
Nach dem derzeitigen Einzahlungsscheinsystem kann ich die Rechnung meines Bruders auf dem Postamt bezahlen, und niemand wird wissen, wer die Rechnung tatsächlich bezahlt hat.
Dies ist mit dem QR für Rechnungen nicht mehr möglich.
Das Bezahlen mit einer QR-Rechnung ist schneller, einfacher und bietet eine bessere Rückverfolgbarkeit.
So erstellen Sie eine Rechnungs-QR in 7 einfachen Schritten
Um eine QR-Rechnung zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- 1Bitten Sie Ihre Bank, sich für den QR für Rechnungen zu registrieren - es ist kostenlos.
- 2Sie erhalten Ihre QR-IBAN, die sich von Ihrer IBAN unterscheidet.
- 3Verwenden Sie ein Abrechnungssystem, das QRs für Rechnungen generieren kann (wie z.B. ezyrechnung.ch, das eine kostenlose Version hat).
- 4Fügen Sie Ihren QR-IBAN in Ihr Rechnungssystem ein.
- 5Aktivieren Sie in Ihrem Fakturierungsprogramm die QR-Erzeugung für Rechnungen.
- 6Füllen Sie alle notwendigen Informationen für Ihren Kunden aus, wie Name, Adresse und Postnummer.
- 7Erzeugen Sie den QR der Rechnung.
Verwalten von QR-Rechnungen
Ein klarer Vorteil einer Rechnungs-QR ist die große Menge an Informationen, die an Ihre Bank übermittelt wird, wenn Ihr Kunde bezahlt.
Ihr Kunde hat Ihre Rechnungs-QR gescannt. Die gescannten Daten werden an die Bank übermittelt. Die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern beim Einfügen von Feldern ist Null.
Wenn Sie sich Ihren Kontoauszug ansehen, ist es daher einfacher, die Zahlung mit der Rechnung abzugleichen.
Bitte beachten Sie, dass noch nicht alle Banken die Rechnungs-QR im E-Banking vollständig implementiert haben.
Nehmen wir ein Beispiel: Ich habe eine QR-Rechnung von unserem Konto bei der Walliser Kantonalbank auf unser Konto bei der Raiffeisen bezahlt. Ich verwende dieses Beispiel, weil beide Banken automatisch mit EZYcount verbunden werden können, was einerseits meine Buchhaltung erleichtert und mir viel Zeit erspart.
Die Sammlung im Raiffeisen ebanking-System ist sehr detailliert mit Informationen über den Kunden, die Referenznummer und sogar die Rechnungsnummer! Es ist sehr einfach, die Rechnung zu finden und sie zu schließen.
Nun, da Sie die Vorteile kennen, lassen Sie uns einen Blick auf die Nachteile der Rechnungs-QR werfen.
Nachteile der QR-Rechnung
Die Verwendung von QR Rechnung hat derzeit zwei Nachteile:
Wir haben gesehen, warum es interessant ist, eine Rechnung QR zu machen: leichter zu bezahlen mit weniger Fehlern bei der Zahlung, was die Abstimmung der Rechnung mit dem Inkasso während der Buchhaltung erleichtert.
Die aktuelle Herausforderung besteht darin, dass nur wenige Menschen wissen, wie man eine Rechnung QR bezahlt.
Warum Ihre AHV-Anmeldung auf Ihrer Rechnung vermerken?
Wenn Sie selbständig erwerbstätig sind, empfehle ich Ihnen, allen Ihren Rechnungen eine Kopie Ihrer AHV-Anmeldung als Selbständigerwerbender beizufügen, um die Bearbeitung Ihrer Rechnung zu erleichtern, oder zumindest jeder ersten Rechnung, die an einen Kunden geschickt wird.
Wenn Ihr Kunde nicht überprüft, ob Sie bei der AHV angemeldet sind, und Sie durch Unterlassung nicht angemeldet sind, kann die Ausgleichskasse die Rechnung über Ihre Sozialversicherungsbeiträge in Höhe des Rechnungsbetrags direkt an Ihren Kunden senden. Eine unangenehme Überraschung für Ihren Kunden und wahrscheinlich eine schwierig zu handhabende Kundenbeziehung.
Auf die AHV werden wir in einem zukünftigen Artikel näher eingehen.
Wie erhalte ich eine Bestätigung der Anmeldung bei der AHV als Selbständigerwerbender?
Wenden Sie sich an Ihre Ausgleichskasse.
Liste der AHV-Stellen in der Schweiz: https://www.ahv-iv.ch/de/Kontakte/Kantonale-Ausgleichskassen
Kurz gesagt, es ist möglich, schöne Rechnungen zu erstellen, die schnell bezahlt werden.
Wenn Sie ein schnelles und einfaches Werkzeug benötigen, um Rechnungen mit professionellem Aussehen zu erstellen, mit dem Sie auch QRs für Rechnungen durchführen können, versuchen Sie EZYrechnung.ch, das speziell für Sie entwickelt wurde.
FAQ - Frequently Asked Questions (häufig gestellte Fragen)
Welche Rechnung sollte aufbewahrt werden?
Die Rechnungen müssen in der Schweiz mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Rechnungen, die sich auf den Kauf und Verkauf von Immobilien beziehen, müssen mindestens 20 Jahre aufbewahrt werden.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?
Eine Quittung ist eine Zahlungsbestätigung, die normalerweise nicht Ihren Namen enthält. Rechtlich gesehen ist bei Beträgen von 400 CHF oder mehr die Quittung nicht mehr gültig und es muss eine Rechnung beantragt werden. Diese muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Daten enthalten. Weitere Informationen finden Sie hier.
Was ist eine Pro-forma-Rechnung?
Die Pro-forma- oder "formell"-Rechnung ist eine nicht endgültige Rechnung, die dem Kunden als eine Art Kostenvoranschlag zugesandt wird.
Einige große Unternehmen benötigen Proforma-Rechnungen, um den internen Einkaufsprozess zu starten.
Was ist die digitale Rechnung?
Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die nur auf digitalen Medien wie einem PDF oder einer Website vorliegt.
Muss ich eine Papier- oder PDF-Kopie der Rechnungen aufbewahren, die ich versende?
Nein, es ist nicht notwendig, eine Papier- oder PDF-Kopie der versandten Rechnungen aufzubewahren, wenn Ihr Rechnungssystem die Informationen aus den versandten Rechnungen aufbewahrt. Sie können jederzeit eine Kopie der gesendeten Rechnung erstellen, die von den Steuerbehörden akzeptiert wird.
Haben Sie Fragen zu legalen Schweizer Rechnungen? Schicken Sie sie an support@ezycount.ch
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