Comment organiser facilement votre bureau ?

En avril, j'ai fait ma comptabilité et cela m'a pris des années ! Plus d'une heure ! Non seulement j'ai perdu du temps, mais j'ai aussi perdu mes nerfs dans le processus et cela m'a préoccupé tout le reste de la journée. Puis j'ai trouvé comment organiser facilement mon bureau.

Connaissez-vous le sentiment, la frustration d'avoir l'impression que les choses sont n'importe où et qu'un document doit être là....quelque part ! Mais où ? !

C'était inacceptable.
Mais que s'est-il passé ? Pourquoi me suis-je retrouvé dans cet endroit ?

Le confinement s'est produit
Ma femme et moi travaillions tous les deux à uniquement depuis la maison. Notre bureau commun est devenu un vrai désordre. J'avais besoin d'une solution facile pour organiser le bureau.

Cela signifie que lorsque j'ai essayé de faire ma comptabilité :

Cependant, je me souviens qu'avant le confinement, je faisais ma comptabilité en 20 minutes à peine. Cela passait comme une brise et ce n'était pas une corvée. Mes chiffres étaient à jour et je me sentais détendue avec ma comptabilité. Tout était réglé.

Il est normal de ne pas toujours être parfait. Il était temps de revenir à un système efficace pour économiser du temps.

Je suis donc retourné voir mes notes. Au fil des ans, j'ai rencontré plus de 1 000 indépendants et entrepreneurs et j'ai rassemblé une liste des conseils et astuces les plus intéressants que j'ai vus. Pas des conseils théoriques - pour cela il y a beaucoup de livres - mais de vrais conseils pratiques.

Les trucs utilisés par les indépendants avec expérience pour gagner du temps chaque jour afin de pouvoir consacrer plus de temps à la croissance de leur activité ou à leur famille. Et en même temps, cela leur permet d'économiser leurs nerfs.

À la fin de l'article, j'ai préparé un PDF contenant des conseils spécifiques que j'ai recueillis auprès de indépendants pour vous aider à aller encore plus loin dans l'efficacité de votre activité. C'est le complément parfait de cet article. N'oubliez pas de le télécharger.

Ce n'est pas la première fois que je parle de rangement. Vous pouvez même voir une de mes anciennes vidéos d'il y a 4 ans où je partageais ce que j'apprenais.

Mais aujourd'hui, je veux partager un seul conseil : comment organiser facilement votre bureau pour gagner des tonnes de temps.

Les résultats d'un bureau organisé en images 

Mon fils est sur la première photo en train de travailler sur ma chaise 

La base - le système Clean Desk

J'utilise un système simple pour organiser et planifier mon travail de comptabilité : le système "clean desk".

Depuis que j'utilise ce système, je n'ai besoin que d'un cinquième du temps dont j'avais besoin auparavant pour faire ma comptabilité. Cela signifie que je m'assure que ma comptabilité est à jour et que mes informations financières sont disponibles. Je suis en mesure de vérifier comment mon entreprise fonctionne et où j'en suis financièrement.

Ce n'est pas quelque chose de compliqué et vous n'avez pas besoin de beaucoup de connaissances pour le faire. C'est à la portée de chacun.

C'est la pierre angulaire d'un travail comptable efficace.

1 ÉTAPE - obtenir les outils

Vous devez vous procurer les outils nécessaires pour organiser correctement tous vos documents.
Alors, allez chercher quatre boîtes ouvertes et cinq classeurs.

2 ÉTAPE - placer les articles

Mettez tous les documents qui se trouvent sur votre bureau dans la première boîte.
Cela devrait ressembler à ceci :

3 ÉTAPE - étiquette

Étiquetez toutes les boîtes :

4 ÉTAPE - passer la commande

Organisez vos classeurs. Ils doivent refléter votre activité, mais le minimum est :

5 ÉTAPE - faire le contrôle hebdomadaire

Une fois par semaine, prenez tous les documents dans la boîte "à faire".

Lisez-les et
- Faites ce qui doit être fait
- Mettez-les dans une des autres boîtes
- Mettez-les à la poubelle
- Mettez-les dans un classeur
- Répondre à la lettre
- etc....

Conseil : Ajoutez un événement hebdomadaire récurrent dans votre calendrier pour ne pas l'oublier.

6 ÉTAPE - compléter les paiements

Une fois par semaine, prenez toutes les factures à payer.

Regardez celle que vous voulez payer => effectuez le paiement.

et celle que vous voulez remettre dans la boîte => remettez-les dans la boîte pour la semaine prochaine.

Conseil : Ajoutez un événement hebdomadaire récurrent dans votre calendrier.

7 ÉTAPE - clôturer le mois

Une fois par mois, prenez tous les documents de la troisième boîte et faites votre comptabilité.

Chaque fois qu'une pièce justificative est saisie dans votre comptabilité, mettez-la directement dans un classeur.

Prenez également toutes les factures payées par vos clients et placez-les dans un classeur.

Conseil : Ajoutez un événement mensuel récurrent dans votre calendrier.

8 ÉTAPE -profiter des résultats d'un bureau organisé

Une fois que vous avez accompli toutes les tâches hebdomadaires ou mensuelles, récompensez-vous !

Personnellement, j'aime bien aller chercher un carré de chocolat dans la cuisine

Le Clean Desk System en vidéo

J'ai même fait une vidéo pour récapituler ces étapes :

Conseils de Vivien

À ce stade, votre bureau devrait être bien rangé et vous devriez vous sentir détendu, car vos tâches administratives sont sous contrôle.

Pour aller plus loin, je vous conseille de compléter mes techniques de simplification des tâches administratives afin que vous puissiez avoir plus de temps pour ce qui est important pour vous.

Il est facile de se laisser prendre dans sa routine quotidienne et de ne pas se rendre compte de tout le travail administratif qui s'accumule. Ce guide vous permettra de les gérer rapidement et efficacement.

Guide - Guide en 5 étapes pour simplifier vos tâches administratives

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