Wie Sie Ihr Büro aufräumen und organisieren, um Ihre Verwaltungsaufgaben effizienter zu gestalten.

Im April habe ich meine Buchhaltung gemacht, und ich habe viel zu lange dafür gebraucht. Ich habe dabei nicht nur Zeit verloren, sondern auch meine Nerven, und das beschäftigte mich den Rest des Tages.

Kennen Sie das Gefühl, die Frustration, wenn ein Chaos herrscht und dass ein bestimmtes Dokument da sein muss...irgendwo! Aber wo?!

Das war inakzeptabel. Aber was ist passiert? Wie bin ich in diesem Chaos gelandet?

Der Corona-Lockdown kam
Meine Frau und ich haben beide nur von zu Hause aus gearbeitet. Unser gemeinsames Büro wurde zu einem echten Chaos.
Als ich versuchte, meine Buchhaltung zu machen:

  • blieben einige der Quittungen für meine Ausgaben unauffindbar
  • meine Rechnungen lagen überall auf dem Schreibtisch
  • ich erhielt eine Mahnung, weil auch meine Post in diesem Schlamassel verloren ging und ich daraufhin eine Rechnung nicht bezahlt hatte.
  • Ich kann weiter und weiter gehen, aber Sie verstehen, worauf ich hinaus will: ein solches Chaos und Zeitverschwendung bei dem Versuch, das Chaos zu ordnen.

Ich erinnere mich jedoch, dass ich vor dem Lockdown meine Buchhaltung in nur 20 Minuten erledigen konnte. Es war keine lästige Pflicht. Meine Zahlen waren auf dem neuesten Stand, und ich fühlte mich mit meiner Buchhaltung entspannt. Es wurde sich um alles gekümmert. 🌞

Es ist normal, nicht immer perfekt zu sein. Es war an der Zeit, zu einem effizienten System zurückzukehren und Zeit zu sparen.

Also ging ich zurück zu meinen Notizen. Im Laufe der Jahre habe ich über 1.000 Freiberufler und Unternehmer kennen gelernt und eine Liste der interessantesten Tipps und Tricks zusammengestellt. Keine theoretischen Ratschläge - dafür gibt es eine Menge Bücher - sondern echte praktische Tipps. Ratschläge, die von erfahrenen Selbständigen genutzt werden, um jeden Tag Zeit zu sparen, damit sie mehr Zeit für das Wachstum ihres Unternehmens oder ihrer Familie aufwenden können. Und gleichzeitig schont es ihre Nerven.

Am Ende des Artikels habe ich eine PDF-Datei mit spezifischen Tipps vorbereitet, die ich von Freiberuflern gesammelt habe. Dieser ist die perfekte Ergänzung zu diesem Artikel. Vergessen Sie nicht, den Artikel herunterzuladen.

Es ist nicht das erste Mal, dass ich über Aufräumarbeiten spreche. Sie können sich sogar eines meiner alten Videos von vor 4 Jahren ansehen: https://youtu.be/KJq73-qc4TQ

organise ta comptabilité 2016

Aber heute möchte ich Ihnen nur einen Ratschlag geben: wie man ein Büro organisiert, um eine Menge Zeit zu sparen.

Oder in Bildern: wie man von
Mein Sohn ist auf dem ersten Bild zu sehen, wie er an meinem Stuhl arbeitet 😊

Bevor ich mein Büro organisierte

my desk is a mess

Nachdem ich mein Büro organisiert habe

my desk is tidy

Die Basis - das Clean Desk System

Ich verwende ein einfaches System zur Organisation und Planung meiner Buchhaltungsarbeit: das System des "sauberen Schreibtisches".

Da ich dieses System verwende, benötige ich nur ein Fünftel der Zeit, die ich früher für meine Buchhaltung benötigte. Das bedeutet, dass ich mich vergewissere, dass meine Buchhaltung auf dem neuesten Stand ist und dass meine Finanzinformationen verfügbar sind. Ich kann überprüfen, wie mein Unternehmen arbeitet und wo ich finanziell stehe.

Es ist nicht kompliziert.
Es ist der Eckpfeiler einer effektiven Buchhaltung.

ERSTER SCHRITT

Sie brauchen entsprechendes Büromaterial, um alle Ihre Dokumente richtig zu organisieren.
Besorgen Sie vier offene Kisten und fünf Ordner.

5 binders and 4 boxes

ZWEITER SCHRITT

Legen Sie alle Dokumente auf Ihrem Schreibtisch in die erste Box.
Es sollte so aussehen:

All lying paper in the first box

DRITTER SCHRITT

Beschriften Sie alle Boxen: 

  • Erste Box: Zu Erledigen
  • Zweite Box: Offene Rechnungen (Kreditoren)
  • Dritte Box: Bezahlte Rechnungen (Kreditoren). Sie können auch die Spesenabrechnungen, die Sie bereits bezahlt haben, in dieses Feld eingeben.
  • Vierte Box: (fakultativ) Offene Debitoren. Alle Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden geschickt haben und die diese noch nicht bezahlt haben.

VIERTER SCHRITT

Organisieren Sie Ihre Ordner. Sie sollten Ihre Tätigkeit widerspiegeln, aber das ist das Minimum:

  • Ein Ordner pro Bankkonto und pro Jahr mit Kontoauszügen und allen Belegen.
  • Ein Ordner für alle Ausgaben - ein Ordner pro Jahr.
  • Ein Ordner für Steuern und Mehrwertsteuer. Nehmen Sie hier einen kleinen Ordner.
  • Ein Ordner für alle Versicherungsdokumente. Keine Rechnungen, sondern Versicherungspolicen. Die Versicherungsrechnungen werden im Ordner fürs Bankkonto aufbewahrt.
  • Ein Ordner für alle allgemeinen Verträge, wie z.B. Miete.
  • Ein Ordner für alle Gehälter, wenn Sie Angestellte haben.

FÜNFTER SCHRITT

Nehmen Sie einmal pro Woche alle Dokumente von der Box "zu Erledigen".

Lesen Sie diese durch und
- tun, was getan werden muss
- legen Sie die Dokumente in eine der anderen Kisten
- legen Sie die Dokumente in den Papierkorb
- legen Sie die Dokumente in einen Ordner
- usw...

Tipp: Fügen Sie ein wöchentlich wiederkehrendes Ereignis zu Ihrem Kalender hinzu, damit Sie es nicht vergessen.

SECHSTER SCHRITT

Nehmen Sie einmal pro Woche alle zu bezahlenden Rechnungen (offene Kreditoren) entgegen.

Schauen Sie sich diejenige an, die Sie bezahlen möchten => machen Sie die Zahlung.

und die, die Sie wieder in den Kasten legen wollen => legen Sie diese für nächste Woche wieder in den Kasten.

Tipp: Fügen Sie ein wöchentlich wiederkehrendes Ereignis zu Ihrem Kalender hinzu.

SIEBTER SCHRITT

Nehmen Sie einmal im Monat alle Dokumente aus dem dritten Kasten und führen Sie Ihre Buchhaltung.

Jedes Mal, wenn ein Beleg in Ihrer Buchhaltung erfasst wird, legen Sie ihn direkt in einen Ordner.

Nehmen Sie auch alle von Ihren Kunden bezahlten Rechnungen und legen Sie sie in einen Ordner.

Tipp: Fügen Sie eine monatlich wiederkehrende Veranstaltung zu Ihrem Kalender hinzu.

ACHTER SCHRITT

Wenn Sie alle wöchentlichen oder monatlichen Aufgaben erledigt haben, belohnen Sie sich selbst!

Ich persönlich hole mir gerne einen Schokoriegel in der Küche 😋

NOCH MEHR

Ich habe ein Video gemacht, um diese Schritte zusammenzufassen (Untertitel auf Deutsch sind da):

In dieser Phase sollte Ihr Büro aufgeräumt sein und Sie sollten sich entspannt fühlen, da Ihre administrativen Aufgaben unter Kontrolle sind.

Um noch weiter zu gehen, habe ich meine Techniken zur Vereinfachung von Administrationsaufgaben zusammengestellt, damit Sie mehr Zeit für das haben, was Ihnen wichtig ist.

Es ist leicht, sich in der täglichen Routine zu verfangen und nicht zu erkennen, wie viel Adminarbeit sich anhäuft. Dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, effizienter zu werden.

Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung noch schneller vorankommen wollen, werfen Sie einen Blick auf EZYcount - es ist ein Tool, das ich mit meinem Team auf der Grundlage eines Patents entwickelt habe, um sich wiederholende Buchhaltungsaufgaben vollständig zu automatisieren. Der Grad der Automatisierung hängt von Ihrem Unternehmen ab, und wir bemühen uns, ihn für alle Aktivitäten verfügbar zu machen. Wenn die Buchhaltung automatisiert ist, brauchen Sie diese nicht zu tun 😉 https://www.ezycount.ch