Comment ranger et organiser son bureau pour être plus efficace dans ses tâches administratives.

En avril, j'ai fait ma comptabilité et cela m'a pris des années ! Plus d'une heure ! Non seulement j'ai perdu du temps, mais j'ai aussi perdu mes nerfs dans le processus et cela m'a préoccupé tout le reste de la journée.

Connaissez-vous le sentiment, la frustration d'avoir l'impression que les choses sont n'importe où et qu'un document doit être là....quelque part ! Mais où ? !

C'était inacceptable.

Mais que s'est-il passé ? Pourquoi me suis-je retrouvé dans cet endroit ?

Le confinement s'est produit

Ma femme et moi travaillions tous les deux à uniquement depuis la maison. Notre bureau commun est devenu un vrai désordre.

Cela signifie que lorsque j'ai essayé de faire ma comptabilité :

  • Je n'ai pas pu trouver certains des justificatifs de mes frais.
  • mes factures étaient partout sur le bureau,
  • J'ai reçu un rappel car mon courrier s'est également perdu dans ce fouillis et que, de ce fait, je n'ai pas payé une facture.
  • Je peux continuer encore et encore, mais vous avez compris : un tel gâchis et une telle perte de temps à essayer de faire le tri dans ce chaos.

Cependant, je me souviens qu'avant le confinement, je faisais ma comptabilité en 20 minutes à peine. Cela passait comme une brise et ce n'était pas une corvée. Mes chiffres étaient à jour et je me sentais détendue avec ma comptabilité. Tout était réglé. 🌞

Il est normal de ne pas toujours être parfait. Il était temps de revenir à un système efficace pour économiser du temps.

Je suis donc retourné voir mes notes. Au fil des ans, j'ai rencontré plus de 1 000 indépendants et entrepreneurs et j'ai rassemblé une liste des conseils et astuces les plus intéressants que j'ai vus. Pas des conseils théoriques - pour cela il y a beaucoup de livres - mais de vrais conseils pratiques. Les trucs utilisés par les indépendants avec expérience pour gagner du temps chaque jour afin de pouvoir consacrer plus de temps à la croissance de leur activité ou à leur famille. Et en même temps, cela leur permet d'économiser leurs nerfs.

À la fin de l'article, j'ai préparé un PDF contenant des conseils spécifiques que j'ai recueillis auprès de indépendants pour vous aider à aller encore plus loin dans l'efficacité de votre activité. C'est le complément parfait de cet article. N'oubliez pas de le télécharger.

Ce n'est pas la première fois que je parle de rangement. Vous pouvez même voir une de mes anciennes vidéos d'il y a 4 ans où je partageais ce que j'apprenais: https://youtu.be/KJq73-qc4TQ

organise ta comptabilité 2016

Mais aujourd'hui, je ne veux partager qu'un seul conseil : comment avoir un bureau et une administration organisés pour gagner une tonne de temps.

Ou en images : comment passer de
Mon fils est sur la première photo en train de travailler sur ma chaise 😊

Avant d'organiser mon bureau

my desk is a mess

Après avoir organisé mon bureau

my desk is tidy

La base - le système Clean Desk

J'utilise un système simple pour organiser et planifier mon travail de comptabilité : le système "clean desk".

Depuis que j'utilise ce système, je n'ai besoin que d'un cinquième du temps dont j'avais besoin auparavant pour faire ma comptabilité. Cela signifie que je m'assure que ma comptabilité est à jour et que mes informations financières sont disponibles. Je suis en mesure de vérifier comment mon entreprise fonctionne et où j'en suis financièrement.

Ce n'est pas quelque chose de compliqué et vous n'avez pas besoin de beaucoup de connaissances pour le faire. C'est à la portée de chacun.

C'est la pierre angulaire d'un travail comptable efficace.

PREMIÈRE ÉTAPE

Vous devez vous procurer les outils nécessaires pour organiser correctement tous vos documents.
Alors, allez chercher quatre boîtes ouvertes et cinq classeurs.

5 binders and 4 boxes

DEUXIÈME ÉTAPE

Mettez tous les documents qui se trouvent sur votre bureau dans la première boîte.
Cela devrait ressembler à ceci :

All lying paper in the first box

TROISIÈME ÉTAPE

Étiquetez toutes les boîtes :

  • Première boîte : À faire
  • Deuxième boîte: Factures reçues - Toutes les factures que vous avez reçues et que vous n'avez pas encore payées
  • Troisième boîte: Factures payée - Toutes les factures que vous avez reçues et déjà payées. Vous pouvez également y mettre les notes de frais que vous avez déjà payées.
  • Quatrième boîte : (facultative) Factures envoyées -  Toutes les factures que vous avez envoyées à vos clients et qu'ils n'ont pas encore payées.

QUATRIÈME ÉTAPE

Organisez vos classeurs. Ils doivent refléter votre activité, mais le minimum est :

  • Un classeur par compte bancaire et par an avec les relevés du compte et toutes les pièces justificatives.
  • Un classeur pour tous les frais - un classeur par année.
  • Un classeur pour les impôts et la TVA. Prenez un petit classeur ici.
  • Un classeur pour tous les documents relatifs aux assurances. Pas les factures, mais les polices d'assurance. Les factures d'assurance sont conservées dans le classeur du compte bancaire.
  • Un classeur pour tous les contrats généraux, comme le loyer.
  • Un classeur pour tous les salaires si vous avez des employés.

Est-ce que vous avez besoin d'un modèle Word pour faire de belles étiquettes de dos de classeurs?

Nous avons justement cela pour vous ici: https://www.ezycount.ch/fr/modele-etiquettes-dos-de-classeurs/

Modèle WORD gratuit pour étiquette dos classeur

CINQUIÈME ÉTAPE

Une fois par semaine, prenez tous les documents dans la boîte "à faire".

Lisez-les et
- Faites ce qui doit être fait
- Mettez-les dans une des autres boîtes
- Mettez-les à la poubelle
- Mettez-les dans un classeur
- Répondre à la lettre
- etc....

Conseil : Ajoutez un événement hebdomadaire récurrent dans votre calendrier pour ne pas l'oublier.

SIXIÈME ÉTAPE

Une fois par semaine, prenez toutes les factures à payer.

Regardez celle que vous voulez payer => effectuez le paiement.

et celle que vous voulez remettre dans la boîte => remettez-les dans la boîte pour la semaine prochaine.

Conseil : Ajoutez un événement hebdomadaire récurrent dans votre calendrier.

SEPTIÈME ÉTAPE

Une fois par mois, prenez tous les documents de la troisième boîte et faites votre comptabilité.

Chaque fois qu'une pièce justificative est saisie dans votre comptabilité, mettez-la directement dans un classeur.

Prenez également toutes les factures payées par vos clients et placez-les dans un classeur.

Conseil : Ajoutez un événement mensuel récurrent dans votre calendrier.

HUITIÈME ÉTAPE

Une fois que vous avez accompli toutes les tâches hebdomadaires ou mensuelles, récompensez-vous !

Personnellement, j'aime bien aller chercher un carré de chocolat dans la cuisine 😋

ENCORE PLUS

J'ai même fait une vidéo pour récapituler ces étapes :

À ce stade, votre bureau devrait être bien rangé et vous devriez vous sentir détendu, car vos tâches administratives sont sous contrôle.

Pour aller plus loin, j'ai compilé mes techniques pour simplifier les tâches administratives afin que vous puissiez avoir plus de temps pour ce qui est important pour vous.

Il est facile de se laisser prendre dans sa routine quotidienne et de ne pas se rendre compte de tout le travail administratif qui s'accumule. Ce guide vous permettra de les gérer rapidement et efficacement.

Si vous voulez aller encore plus vite dans votre comptabilité, jetez un coup d'œil à EZYcount - c'est un outil que j'ai développé avec mon équipe sur la base d'un brevet pour automatiser entièrement les tâches répétitives de la comptabilité. Le niveau d'automatisation dépend de votre activité et nous nous efforçons de le rendre disponible pour toutes les activités. Si c'est automatisé, vous n'avez pas besoin de le faire 😉 https://www.ezycount.ch